各二级学院、中心、处室（馆）：
       为提高公文质量和办公效率，按照领导指示，近日办公室将各部门公文中出现的问题进行了梳理总结，主要存在两方面的问题：一是语言文字不精练、口语化倾向、层次不清晰、观点不明确等；二是公文格式不规范，字体、行间距、结构层次序数、页码、页边距等不统一。现将公文写作有关事项重申如下，请各部门认真遵照执行。
       一、提高公文质量和写作水平
       （一）公文内容
       简明扼要，层次分明，突出重点，篇幅力求简短。语言文字力求规范准确、规范，严肃严谨，用语规范，避免口语化。格式要正确
       （二）提高公文质量
       一是要文件种类正确，文体相符；二是要主题鲜明，文题相符；三是要结构严谨，层次分明；四是要短小精悍，通俗易懂；五是要逻辑缜密，用词准确；六是要一文一事，简单明了。
       （三）公文的把关
       起草公文时，要准确体现公文意图，结合工作实际，按照相关要求和精神，正确提炼观点，准确把握主旨。拟稿部门负责人对公文质量负领导责任，拟稿人对公文质量负直接责任，做到层层负责，层层把关。
       二、规范公文格式
       （一）草拟公文应当符合以下基本要求
       1.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条例清楚，字词规范，标点正确。
       2.引文、人名、地名、数字、日期要准确、规范。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。同一人名、机构、地点的称谓要前后一致。日期应当写明具体的年月日。
       3.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
       4.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明规范化简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
       5.公文中的数字。除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
      （二）公文字体、字号及格式
       标题：方正小标宋简体，二号字，居中
       一级标题：黑体，三号字
       二级标题：华文楷体加粗，三号字
       三级标题：直接加粗，三号字
       正文：仿宋GB-2312，三号字
       页边距：上下各个2.54厘米，左右各3.17厘米
       行间距：固定值，28磅
       对齐方式：两端对齐
       页码：居中
       （三）其他事项
       1.公文附件内容中，左上角“附件”二字应与正文字体一致，需加冒号。
       2.公文中若有表格，表格中的字体应与正文字体相同，字号适合表格大小，保持整体美观。
       3.如需经学校办公室对外发文或上报材料的，请在OA中选择“02部门拟稿（院办发文）流程，按照要求完成上传，并及时提醒上级领导对材料进行审批。
       三、违规处理
       （一）公文质量和写作水平、公文格式存在微小错误，返回起草部门修改，修改完善达到要求再提交。
       （二）公文质量和写作水平、公文格式存在重大错误，进行全校通报，错误记入诊改平台。
       特此通知。